Oficina Partes

Presentación

La Oficina de Partes Central de la Universidad de Santiago de Chile, se encuentra ubicada a un costado del nuevo edificio de Investigación. Como unidad de apoyo está formada por los documentos producidos por las unidades administrativas en el desarrollo de sus propias funciones y actividades que tienen encomendadas. Su gestión documental comprende la conservación de dichos documentos para la toma de decisiones y apoyo en la tramitación de asuntos.

Su misión fundamental es formalizar acorde a la legalidad los actos administrativos de la casa de estudios, a saber, Decretos, Resoluciones con Toma de Razón, Resoluciones Exentas, Oficios y Ordinarios de carácter interno como externos.

Funciones

  • Responder a las consultas que ingresan por vía electrónica, presencial y telefónica, vinculadas a los ámbitos de competencia institucional formuladas por los usuarios.
  • Velar por la seguridad y custodia de la información.
  • Recepción, clasificación y distribución de cartas certificadas, cartas ordinarias y encomiendas.
  • Creación e ingreso de los expedientes de títulos y grados, resoluciones exentas, decretos universitarios, oficios ordinarios, provenientes de todas las unidades de la Universidad.
  • Oficialización de documentos.

    o    Recepción de documentos.

    o    Revisión final del documento.

    o    Timbraje y numeración.

    o    Distribución de documentos a las unidades internas y externas (MINEDUC, CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA, SEREMIS, ETC.)

    o    Registro archivístico de la documentación.

    o    Almacenamiento interno de la documentación.

  • Ingreso de la documentación interna y externa a nuestra base de datos, para dar información inmediata y veraz.
  • Ingreso de documentación a la plataforma Sistema de Información y Control del Personal de la Administración del Estado (SIAPER) de la Contraloría General de la República, para su Registro Electrónico. (R.E).
  • Atender eficazmente (con rapidez y de manera efectiva) las peticiones de los usuarios.
  • Proponer métodos para la gestión de documentos electrónicos.

Preguntas Frecuentes

a. ¿Puedo solicitar información de un documento en Oficina de Partes?

Para solicitar información de un documento, envíenos un correo electrónico, especificando el tipo de información que requiere. Para esto el usuario debe entregar información básica para realizar la búsqueda.

Ej.: Tipo (Decreto o Resolución)/Año/Número de documento/Materia.

b. ¿Quién puede acceder a nuestros servicios?

Cualquier persona ya sea funcionario, académico o alumno de la Universidad, puede acceder a nuestros servicios.

c. ¿Puedo solicitar información vía telefónica?

El personal de Oficina de Partes está capacitado para responder solicitudes en distintas modalidades: telefónicas, electrónicas (Vía mail) y presenciales.

d. ¿Dónde se encuentra ubicado la Oficina de Partes?

La Oficina de Partes se encuentra ubicada el Alameda #3363 a pasos de la entrada principal de nuestra casa de estudios. (Costado del casino FAE, frente a la sala cuna).

e. ¿Cuál es el horario de atención de la Oficina de Partes?

ü  Lunes a jueves desde las 09:00 a.m. – 18:00 p.m.

ü  Viernes desde las 09:00 a.m. – 17:00 p.m.

Encargado de la Unidad

Sr. Giovanni Medina Álvarez
giovanni.medina@usach.cl
Fono: (56-2)-27180128