Archivo Central

Presentación

Con más de 600 metros lineales de historia institucional, el Archivo Central cumple un papel importante dentro de la proyección universitaria, constituyéndose como una eficaz herramienta de control, mediante la cual entrega un servicio de calidad en información y documentación. 

Es un apoyo eficiente en las actividades académicas y administrativas; finalmente, en su calidad de memoria colectiva de la universidad, debe ser una instancia indispensable para el desarrollo del quehacer universitario y de su interacción con el medio que está inserta.

A partir de la identificación de los valores del archivo y su documentación: informativo, administrativo, jurídico y patrimonial, se está trabajando actualmente en la modernización del sistema archivístico del Archivo Central (Digitalización y Automatización del Sistema).

 

Funciones

  • Responder a las consultas que ingresan por vía electrónica, presencial y telefónica, vinculadas a los ámbitos de competencia institucional formuladas por los usuarios.
  • Hacer las propuestas oportunas para llevar a cabo una buena gestión documental del Archivo Central y, al mismo tiempo, potenciar una fluida comunicación interdepartamental.
  • Dirigir y coordinar la metodología de organización documental utilizada en el archivo, especialmente en relación con el sistema de clasificación, transferencias y elaboración de instrumentos de descripción.
  • Planificar y controlar la preservación y la conservación de la documentación.
  • Velar por la seguridad y custodia de la información. 
  • Analizar los procesos y procedimientos realizados en el archivo.
  • Elaborar y actualizar el cuadro de clasificación de la documentación recibida en el Archivo Central.
  • Realizar los estudios de valoración de la documentación y elaborar el calendario de conservación y eliminación de archivos.
  • Proponer métodos para la gestión de documentos electrónicos.
  • Coordinar el establecimiento de sistemas de información, de consulta y préstamo de documentos del archivo.
  • Diseñar instrumentos de descripción de la documentación.
  • Atender eficazmente (con rapidez y de manera efectiva) las peticiones de los usuarios.
  • Proponer proyectos de mejora continua, enfocados al mantenimiento, actualización, y correcta aplicación de métodos de archivo.

Preguntas Frecuentes

a. ¿Cómo solicito un documento en Archivo Central?

Para solicitar un documento, envíenos un correo electrónico, especificando el tipo de información que requiere. Para esto el usuario debe entregar información básica para realizar la búsqueda.

Ej.: Tipo (Decreto o Resolución)/Año/Número de documento.

b. ¿Cuánto se demora en ser tramitada mi solicitud?

Los tiempos de respuesta varían dependiendo del volumen y la especificidad de la solicitud.

c. ¿Quién puede acceder a la información que conserva el Archivo Central?

Cualquier persona ya sea funcionario de la Universidad o externo, puede acceder a la información que se custodia, salvo aquella documentación que sea confidencial.

d. ¿Puedo obtener copias de los documentos que se encuentren en Archivo Central?

Si, la información que sea solicitada por medio de una consulta documental, puede ser suministrada en copias, ya sean estás físicas o electrónicas. Al mismo tiempo se tendrá en cuenta la restricción de algunas series documentales debido a su confidencialidad.

e. ¿Puedo solicitar información vía telefónica?

El personal de Archivo Central está capacitado para responder solicitudes en distintas modalidades: , telefónicas, electrónicas (Vía mail) y presenciales.

f. ¿Dónde se encuentra ubicado el Archivo Central?

El Archivo Central se encuentra ubicado en las Sophoras 135. (Edificio de Casa Central, piso -2.)

g. ¿Cuál es el horario de atención del Archivo Central?

  • Lunes a jueves desde las 09:00 hrs. – 14:00 hrs. y de 15:00 hrs. – 18:00 hrs.
  • Viernes desde las 09:00 hrs. – 14:00 hrs. y de 15:00 hrs. – 17:00 hrs.

Encargado de la Unidad

Sr. Carlos Barrenechea Pérez
Bibliotecólogo/Diplomado en Archivística
carlos.barrenechea@usach.cl
Fono: (56-2)-27180122